Jak zabezpieczyć się przed nieuczciwymi kontrahentami?

Rzetelny kontrahent to ten, który wywiązuje się terminowo z zobowiązań, jak też przestrzega wcześniejszych ustaleń. Tak uważa przeszło 91% właścicieli polskich firm. Jednak każdy przedsiębiorca w kontaktach biznesowych powinien kierować się nie tylko zaufaniem, ale przede wszystkim rozsądkiem. Nawiązując relacje biznesowe, warto sprawdzać swoich kontrahentów i odpowiednio zabezpieczać swoją firmę na wypadek ich nierzetelności. Dzisiejszy wpis o sposobach zabezpieczeń przed nieuczciwymi kontrahentami przygotował specjalista platformy ALEO.com, z którą to platformą od niedawna współpracujemy w tematach poświęconych przedsiębiorcom.

Nieuczciwy kontrahent zagrożeniem dla firmy

Do końca września 2019 r. upadło w Polsce 419 firm, a jednym z głównych powodów ich bankructwa byli nieuczciwi i niewypłacalni kontrahenci (13%). Przedsiębiorstwo skazane jest na porażkę w momencie utraty płynności finansowej. Tę zaś trudno utrzymać na właściwym poziomie w sytuacji, kiedy kluczowi klienci nie regulują swoich zobowiązań finansowych, stosują nieuczciwe praktyki bądź nie wywiązują się z wcześniej ustalonych warunków. Jeśli właściciel biznesu nie zadba odpowiednio wcześnie o właściwe zabezpieczenie, w przypadku nieuczciwego kontrahenta ciężko mu będzie wyegzekwować swoje prawa i wybrnąć z – często bardzo poważnych – finansowych tarapatów. A przecież dbanie o interesy w tym zakresie nie jest trudne. Tym bardziej, że właściciele firm mają do wyboru kilka różnych wariantów zabezpieczenia.

Dokument podstawowy – umowa

Podstawową formą zabezpieczenia interesów przedsiębiorcy jest podpisanie z kontrahentem odpowiedniej umowy. Powinna ona jasno wskazywać strony kooperacji, ich wzajemne zobowiązania oraz terminy ich dopełnienia. W dokumencie warto też zawrzeć klauzule dotyczące konsekwencji na wypadek złamania jej postanowień, czyli określić formę rekompensaty za niewywiązanie się którejś ze stron z umowy (np. kara umowna). Sporządzając umowę, trzeba jednak zachować odpowiednią ostrożność wobec jej zapisów. Dotyczy to zarówno kwestii wysokości kar umownych i potencjalnych odszkodowań, jak też osób podpisujących dokument. Umowę może podpisać wyłącznie osoba uprawniona do reprezentowania firmy. Ma to szczególne znaczenie chociażby w przypadku spółek z o.o., gdzie występuje często wieloosobowy zarząd i wymagany jest podpis więcej niż jednego członka (np. członka zarządu i prokurenta). Jeśli umowę podpisze osoba nieuprawniona, sam dokument jest nieważny, a dochodzenie ewentualnych roszczeń w przyszłości bezskuteczne.

Zabezpieczenia rzeczowe i osobiste

Przedsiębiorca może ustanowić również zabezpieczenie realizowanych transakcji z kontrahentem. Te możemy podzielić na dwie grupy: zabezpieczenia rzeczowe i osobiste. Pierwsze z nich obejmują wyłącznie określony przedmiot z majątku kontrahenta, który jest gwarancją na wypadek jego nierzetelności. O wiele szerszym zabezpieczeniem są zabezpieczenia osobowe, które obejmują cały majątek nieuczciwego partnera biznesowego.

ZABEZPIECZENIA

Rzeczowe:

• zastaw,
• hipoteka,
• przewłaszczenie na zabezpieczenie,
• kaucja,
• blokada na rachunku bankowym,
• zadatek.

Osobiste:

• poręczenie,
• poręczenie wekslowe,
• weksel,
• gwarancja bankowa,
• przelew wierzytelności na zabezpieczenie,
• przystąpienie do długu,
• klauzula potrącenia,
• odstąpienie od umowy,
• kara umowna i odsetki.

Zadatek

Jedną z popularnych form zabezpieczenia jest zadatek. Zasady jego stosowania reguluje art. 394 Kodeksu cywilnego. Zadatek jest finansowym zabezpieczeniem na wypadek niewykonania umowy przez jedną ze stron. Jeśli kontrahent zaś wywiązał się z jej postanowień, zostaje on zaliczony na poczet partnera, który go wpłacił. Jeśli nie ma takiej możliwości, pieniądze muszą zostać zwrócone wpłacającemu. Co ważne, zachowanie zadatku nie obowiązuje w przypadku rozwiązania umowy lub jej niedotrzymania ze względu na okoliczności niezależne od kontrahenta.

Zastrzeżenie własności

W przypadku sprzedaży z odroczonym terminem płatności warto rozważyć zabezpieczenie w postaci zastrzeżenia własności. Przedsiębiorca sprzedający rzecz ruchomą pozostaje formalnie jej właścicielem do momentu uregulowania przez kupującego całej kwoty sprzedaży. Zgodnie z KC zastrzeżenie powinno mieć formę pisemną, szczególnie w przypadku wydania kupującemu sprzedanej rzeczy.

Odstąpienie od umowy

Kontrahenci mogą zastrzec w umowie okres, w którym mają prawo od niej odstąpić. W przypadku skorzystania z tego prawa sama umowa jest uważana za niezawartą. Jeśli jest to możliwe, świadczone w ramach niej rzeczy powinny być zwrócone drugiej stronie w stanie nienaruszonym. W przypadku braku takiej możliwości, stronie świadczącej usługi lub z której rzeczy korzystano do momentu odstąpienia, należy się odpowiednie wynagrodzenie.

Kara umowna

Inną formą zabezpieczenia jest kara umowna, której wysokość powinna być określona w umowie. Jej kwota ma być rekompensatą na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania postanowień kontraktu. Co ważne, strona, która nie wywiązała się z umowy, zobowiązana jest zapłacić wcześniej ustaloną karę nawet, jeśli jej wysokość przekracza wartość poczynionych szkód. Oczywiście jej wartość może być zmniejszona odpowiednio do stopnia zrealizowania umowy przez kontrahenta.

Ufaj i… sprawdzaj!

Najłatwiejszym sposobem na zweryfikowanie wiarygodności potencjalnego kontrahenta jest sprawdzenie jego firmy w ogólnodostępnych bazach. Każdy może zweryfikować autentyczność przedsiębiorstwa w rejestrze CEIDG. Chcąc upewnić się, czy konkretny partner biznesowy jest wypłacalny, można go kontrolować zarówno w Krajowym Rejestrze Dłużników (KRD), jak też w Biurze Informacji Gospodarczej (BIG). Jakiekolwiek negatywne informacje na jego temat w którejś z tych baz są dla przedsiębiorcy jasnym sygnałem, że dany kontrahent może mieć problemy z regulowaniem finansowych zobowiązań. Jeśli biznesmen nie ma czasu na przeszukiwanie wielu baz, może skorzystać przykładowo z bazy firm ALEO.com, gdzie znajdzie wszystkie najważniejsze informacje zagregowane z różnych rejestrów. Sprawdzenie przyszłego partnera biznesowego jest obecnie tak proste, że powinno być zwyczajem każdego przedsiębiorcy. Pozwoliłoby to wielokrotnie uniknąć trudnych sytuacji związanych z nieuczciwością kontrahentów.

Tekst powstał przy współpracy z platformą ALEO.com, która dostarcza informacji o przedsiębiorcach, ofertach i przetargach publicznych. To także baza wiedzy o prowadzeniu biznesu, marketingu i finansach w firmie.