Niepodpisana faktura i inne środki dowodowe
Publiczna dyskusja na temat znaczenia pewnej faktury VAT nie cichnie. Gdy obserwuje się sytuację z boku, to wygląda tak, jakby naprawdę jedynym dowodem w sprawie miałaby być niepodpisana faktura VAT. A przecież w ewentualnym procesie wierzyciel ma możliwość wykazania istnienia roszczenia wieloma sposobami. I w tym wpisie przedstawię kilka możliwości, z których możesz skorzystać, jeżeli Twoja faktura jest niepodpisana przez dłużnika, a w dodatku nie zawarliście pisemnej umowy.
1) Doręczenie faktury VAT
Aby udowodnić, że roszczenie udokumentowane fakturą istniało możesz przede wszystkim przedstawić dowody, które potwierdzą otrzymanie faktury przez dłużnika. Może to być przede wszystkim dowód nadania faktury listem poleconym lub wiadomość e-mail, której załącznikiem była faktura.
Dlaczego jest to ważny dowód? Ponieważ pokazuje, że dłużnik zapoznał się z treścią faktury i gdyby w jakikolwiek sposób kwestionował istnienie roszczenia, to – logicznie myśląc – powinien to zrobić właśnie na tym etapie. Pomyśl sam – gdybyś otrzymał fakturę za usługę, której nie zamawiałeś, to co byś zrobił? Z pewnością napisałbyś pismo z prośbą o wyjaśnienie i odesłał fakturę. Tak samo powinien postąpić dłużnik, jeżeli w jakikolwiek sposób kwestionowałby otrzymane faktury.
Dowód doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku jest również ważny w kontekście dochodzenia roszczeń wynikających z ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Przedstawienie takiego dowodu (plus kilku innych) umożliwia uzyskanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, o czym jeszcze napiszę. Warto więc zadbać o to, aby zawsze mieć dowód doręczenia faktury.
2) Księgi rachunkowe dłużnika
Jak zapewne wiesz każdą otrzymaną fakturę należy oczywiście odpowiednio zaksięgować. To samo powinien zrobić dłużnik z Twoją fakturą. Dlatego zawsze warto jest złożyć wniosek o zobowiązanie pozwanego przez Sąd do przedłożenia wyciągu np. z podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz rejestrów VAT za dany okres. Zaksięgowanie faktury VAT przez dłużnika będzie dowodem na to, że ją zaakceptował, a więc również na to, że istnieje stosunek prawny, z którego wynika dochodzona należność.
3) Częściowa zapłata faktury
Jeżeli dłużnik częściowo zapłacił należność objętą fakturą, to bardzo mocny dowód, który pokazuje, że dłużnik w rzeczywistości potwierdził istnienie zobowiązania. Taka częściowa zapłata niekoniecznie musi nastąpić po spełnieniu przez Ciebie świadczenia. Jeżeli dłużnik wpłacił uprzednio zaliczkę, to przecież stanowi to dowód na zawarcie umowy przez strony. Jeżeli więc dłużnik dokonał częściowej zapłaty za fakturę – przedstaw Sądowi potwierdzenia przelewów! To bardzo mocny dowód na istnienie stosunku prawnego.
4) Historia kontaktów handlowych
Jeżeli niepodpisana faktura nie jest pierwszą fakturą, jaką wystawiłeś w ten sposób danemu dłużnikowi, zaś pozostałe były dotychczas płacone, to możesz w pozwie przedstawić również kilka wcześniejszych podobnych transakcji, które były zawarte z dłużnikiem i których dłużnik nie kwestionował. Jest to o tyle ważne, że przy ustalaniu istnienia stosunku prawnego, Sąd będzie brał pod uwagę również dotychczasowe kontakty i współpracę pomiędzy stronami.
Jeżeli w praktyce wystawiałeś wcześniej faktury VAT bez sformalizowania umowy na piśmie i dłużnik nie miał problemu z tym, żeby uznać takie faktury za wiarygodne, a przy tym nie wymagał sformalizowania waszych transakcji, to w waszych relacjach gospodarczych wykształciły się swoiste zasady współpracy. Zgodnie z tymi zasadami, wystawiłeś kolejną fakturę dokumentującą spełnienie określonego świadczenia, z tym, że teraz dłużnik jej nie zapłacił.
Historia dotychczasowych kontaktów i wykształcone zasady współpracy pomiędzy stronami są ważne w kontekście oceny prawidłowości treści faktury VAT oraz tego, czy strony faktycznie łączył jakiś stosunek prawny.
***
Oczywiście, powyższe sposoby, to tylko część pomysłów na to, w jaki sposób wykazać istnienie roszczenia. Pamiętaj, że jeszcze możesz korzystać z dowodów w postaci zeznań świadków – przynajmniej dopóki w życie nie wejdzie postępowanie gospodarcze. Wtedy dowód z zeznań świadków będzie mocno ograniczony i podstawowym dowodem w sprawie będą dokumenty.
Aby właściwie przygotować się na nadchodzące zmiany, najlepiej jest zadbać o to, aby ze swoimi kontrahentami zawierać umowy w formie pisemnej. Tak będzie bezpieczniej, a przede wszystkim – spokojniej.
Przesympatycznie prowadzona strona. Piszę to jako radca prawny z prawie 30 letnim stażem, który niestety musi jeszcze to czytać, ale od wielu lat z ogromną frajdą zajmuję się …. kolekcją botanoczną roślin.
Ale lubię odświeżyc swoja wiedzę prawniczą czytajac takie blogi, a ten mi fajnie porządkuje ” chwilowe nieobecności zawodowe”.
Pozdrawiam Marzena Bąkowska radca prawny
……………. Arboretum Trojanów